Frequently Asked Questions
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Parent/guardian should follow the “Report an Absence” procedures and any documentation should be submitted after the absence date (recommended within 48 hours after the absence has occurred). The campus will update attendance records based on the provided documentation.
Note: Phone calls are not required to report an absence in advance, per policy we can’t address absences in advance. Phone calls also cannot count as documentation.
Ill children should be kept at home to allow recovery and to keep other students from contracting the illness if contagious. A doctor's note is not required for each illness absence.
When a student's absence for personal illness exceeds 5 consecutive days, the principal or attendance committee may require that the student present a statement from a physician or health clinic verifying the illness or condition that caused the student's extended absence from school as a condition of classifying the absence as one for which there are extenuating circumstances.
If a student has established a questionable pattern of absences, the principal or attendance committee may require that a student present a physician's or clinic's statement of illness after a single day's absence as a condition of classifying the absence as one for which there are extenuating circumstances.
Parents and guardians are notified of absences through:
- AISD Parent Portal:
- Robo-phonecall/email/text
- СѼ Progress Reports (delivered if there is an academic concern)
- Report Cards
- Attendance Warning letters (delivered each month; indicates 3 or more Unexcused absences)
Review your student’s attendance record. As soon as you notice a problem or if you do not recognize the absence dates listed, please contact your campus attendance specialist immediately. Unexcused absences can lead to a variety of issues including a referral to Truancy Court.
Attendance notifications are from an automated system. Every attendance note is manually entered, therefore attendance changes will not appear immediately in the Parent Portal - . Feel free to disregard any automated communication if you know you've done your part to inform us about absence(s) OR use it as a reminder to send in a note if you haven’t.
Some examples of absences that count against the 90% attendance law include, but are not limited to:
- Vacations
- Parent/guardian illness note
- Attendance at non-school sponsored events
Activities that do not count against the 90% attendance law include, but are not limited to:
- СѼ field trip
- University Interscholastic League (UIL)
- Observing religious holy days under TEC 25.087. Travel is limited to no more than one day of travel to and one day of travel from the observation site. Church retreats, camps, and missions’ trips, and individual religious rites (Baptisms, Christenings, Bar and bat mitzvahs, etc.) are not holy days.
- Temporarily absent during the school day because of a documented appointment for the student, with a healthcare professional. The professional is licensed, certified or registered by an appropriate agency of the State of Texas. The student begins classes or returns to school the same day of the appointment.
- Appearing at a governmental office to complete paperwork required in connection with the student’s application for US citizenship or taking part in a US naturalization oath ceremony
- Participation in activities related to Child Protection Services or the Juvenile Justice System
- The official standards are described in TEA's Student Attendance Accounting Handbook (SAAH). 19 TAC 129.1025.
For middle school and high school courses, attendance is taken for every class period. If you do not recognize the absence dates or times listed, please connect with that teacher immediately.
The student must obtain a Verification Of Enrollment and Attendance Form (VOE) from the school to obtain a learner’s permit or a driver's license. The VOE verifies that the student has met the 90 percent attendance requirement for the semester preceding the date of application. VOEs are only valid for 30 days from the date the VOE is issued. Please do not request a VOE if the student's appointment is more than 30 days from the request.
The student who is 15 years or older is excused from school for no more than one day while the student is enrolled in high school to obtain a driver’s license or learner license.
A maximum of two (2) days during the junior and senior year may be taken to visit an institution of higher education accredited by a generally recognized accrediting organization to determine the student’s interest in attending the institution. Documentation is needed: request a letter from the college/university stating that your student was there on a specific date(s) and a school official's signature. This cannot be a brochure, flyer, or an email. Travel days cannot be excused.
It is well known that the adolescent years are particularly stressful years for students and making the move from elementary to middle school and middle school to high school can bring about behaviors that were not present before. Despite this transition, you can help your student by immediately taking one or more of the following actions:
Check in Parent Portal: for absences, low conduct marks and grades. If the school calls you, do not cover for your student to get them off the hook. This tells them that there are no consequences for breaking rules.
- Contact the school if you think your student has been skipping school and if you need additional community resources. Connect with your school to find out about your campus Child Study Team.
- To prevent a truancy court filing of “Parent Contributing to Nonattendance”, it is important that you stay in communication with your student’s school regarding attendance.
- There are many district and community support services available to help you and your student with issues that may be affecting their attendance. Talk with your principal or visit our СѼ, Family & Community Education page to find out more about other support services.
Students thrive with adults who care to enforce rules and are available to provide help when it's needed. Your campus will want to work with you to create a best learning environment for your student.
Parents and guardians play a very important role regarding their children’s attendance.
Here are a few tips to consider:
- Have your student arrive to school on time and attend every class period, especially the OAT—official attendance-taking period (10:30 AM middle schools and high schools; and, homeroom for elementary).
- A student who is tardy to class will be subject to the consequences established at each campus in accordance with the possible consequences in the AISD Student Code of Conduct.
- What happens if your student needs to see a doctor/dentist/therapist? If possible, we encourage you to schedule appointments outside of school hours. Obtain and submit a medical note for documentation to provide to your student’s campus Attendance Specialist. Documentation is needed so the absence will be coded correctly.
- When you receive an absence notification, please follow up with your student and the campus attendance specialist. If you have documentation for your student’s absence, please submit as early as possible (it is recommended to submit within 48 hours). If you believe a teacher has marked a student incorrectly, please have your student reach out to the teacher of the marked period.
Preguntas frecuentes
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El padre de familia o tutor legal debe seguir los procedimientos de "Reportar una ausencia" y cualquier documentación debe enviarse después de la fecha de la ausencia (se recomienda que se haga dentro de las 48 horas posteriores a la ausencia). La escuela actualizará los registros de asistencia con base en la documentación proporcionada.
Nota: No se requiere de llamadas telefónicas para informar sobre una ausencia por adelantado, según la norma no podemos abordar las ausencias por adelantado. Las llamadas telefónicas tampoco pueden contar como documentación.
Los niños enfermos deben quedarse en casa para permitir su recuperación y evitar que otros estudiantes contraigan la enfermedad si es contagiosa. No se requiere una nota del médico para cada ausencia por enfermedad.
Cuando la ausencia de un estudiante por enfermedad personal exceda 5 días consecutivos, el director o el comité de asistencia puede requerir que el estudiante presente una declaración de un médico o de una clínica de salud que verifique la enfermedad o afección que causó la ausencia prolongada del estudiante de la escuela, esto como condición para clasificarla como una en la que existen circunstancias atenuantes.
Si un estudiante ha establecido un patrón cuestionable de ausencias, el director o el comité de asistencia puede requerir que un estudiante presente la declaración de enfermedad de un médico o de una clínica después de un sólo día de ausencia, esto como condición para clasificarla como una en la que existen circunstancias atenuantes.
Los padres de familia y tutores legales reciben las notificaciones de las ausencias a través de:
- El portal para padres de familia del AISD:
- Llamadas telefónicas automatizadas, correos electrónicos
- Informes de progreso escolar (se entregan si hay una preocupación por cuestiones académicas)
- Boletas de calificaciones
- Cartas de aviso sobre la asistencia (entregadas cada mes; indica 3 o más ausencias injustificadas)
Revise el registro de asistencia de su hijo. Tan pronto como note un problema o si no reconoce las fechas de ausencia enumeradas, comuníquese de inmediato con el especialista de asistencia de su escuela. Las ausencias injustificadas pueden causar diferentes problemas, incluyendo una remisión al Tribunal de Ausentismo Escolar.
Las notificaciones de asistencia provienen de un sistema automatizado. Cada nota de asistencia se registra manualmente, por lo tanto, los cambios de asistencia no aparecerán inmediatamente en el Portal para padres de familia - Siéntase libre de ignorar cualquier comunicación automatizada si sabe que hizo lo correspondiente para informarnos sobre las ausencias O úsela como un recordatorio para enviar una nota si no lo ha hecho.
Algunos ejemplos de ausencias que cuentan en contra de la ley de asistencia del 90% incluyen, pero no se limitan a:
- Vacaciones
- Nota de enfermedad del padre de familia/tutor legal
- Asistencia a eventos no patrocinados por la escuela
Las actividades que no cuentan en contra de la ley de asistencia del 90% incluyen, pero no se limitan a:
- Excursión escolar
- Liga Interescolar Universitaria (UIL, por sus siglas en inglés)
- Observación de días de fiesta religiosos bajo TEC 25.087. El viaje se limita a no más de un día de viaje de ida y uno de regreso del sitio de observación. No son días de fiesta los retiros de la iglesia, los campamentos y los viajes misioneros, y los ritos religiosos individuales (bautizos, bar mitzvá y bat mitzvá, etc.).
- Ausencia temporal durante el día escolar debido a una cita documentada del estudiante, con un profesional de atención para la salud. El profesional está licenciado, certificado o registrado por una agencia pertinente del Estado de Texas. El estudiante comienza las clases o regresa a la escuela el mismo día de la cita.
- Acudir a una oficina gubernamental para completar el papeleo requerido en relación con la solicitud del estudiante para la ciudadanía estadounidense o participar en una ceremonia de juramento de naturalización de los Estados Unidos.
- Participación en actividades relacionadas con los Servicios de Protección de la Infancia o el Sistema de Justicia Juvenil.
- Los estándares oficiales se describen en el Manual de Contabilidad de Asistencia Estudiantil (SAAH) de TEA. 19 TAC 129.1025.
Para los cursos de secundaria y preparatoria, la asistencia se toma en cada período de clases. Si no reconoce las fechas u horas de ausencia enumeradas, comuníquese de inmediato con ese maestro.
El estudiante debe obtener un Formulario de Verificación de Inscripción y Asistencia (VOE, por sus siglas en inglés) de la escuela para obtener un permiso de aprendiz o una licencia de conducir. El VOE verifica que el estudiante haya cumplido con el requisito de asistencia del 90 por ciento durante el semestre anterior a la fecha de solicitud. Los formularios VOE solo son válidos por 30 días a partir de su fecha de emisión. Por favor, no solicite un VOE si la cita del estudiante es más de 30 días después de la solicitud.
El estudiante que tiene 15 años o más está justificado para faltar a la escuela por no más de un día, mientras esté inscrito en la escuela preparatoria, para obtener una licencia de conducir o licencia de aprendiz.
Se puede tomar un máximo de dos (2) días durante el 11.o y 12.o grado para visitar una institución de educación superior acreditada por una organización de acreditación generalmente reconocida para determinar el interés del estudiante en asistir a la institución. Se necesita documentación: solicite una carta de la escuela de educación superior/universidad que indique que su hijo estuvo allí en una fecha específica y la firma de un funcionario de la escuela. Esto no puede ser un folleto, volante o correo electrónico. Los días de viaje no pueden justificarse.
Es bien sabido que los años de la adolescencia son años particularmente estresantes para los estudiantes y hacer el cambio de la escuela primaria a la secundaria y de la escuela secundaria a la preparatoria puede provocar comportamientos que antes no estaban presentes. A pesar de esta transición, usted puede ayudar a su hijo al tomar inmediatamente una o más de las siguientes medidas:
- Verifique en el Portal para padres de familia: la información sobre ausencias, notas bajas en conducta y calificaciones.
- Si la escuela lo llama, no cubra a su hijo para sacarlo del apuro. Esto le dice que no hay consecuencias por romper las reglas.
- Comuníquese con la escuela si cree que su hijo ha faltado a la escuela y si necesita recursos comunitarios adicionales. Póngase en contacto con su escuela para obtener información sobre el Equipo de Estudio del Niño del plantel.
- Para evitar que un tribunal de ausentismo escolar presente una demanda de "Padre que contribuye a la inasistencia", es importante que se mantenga en comunicación con la escuela de su hijo en lo que respecta a la asistencia.
- Hay muchos servicios de apoyo del distrito y de la comunidad disponibles para ayudarle a usted y a su hijo con los problemas que pueden estar afectando su asistencia. Hable con su director o visite nuestra página СѼ, Family & Community Education (información sobre la escuela, familia y educación comunitaria) para obtener más información sobre otros servicios de apoyo.
Los estudiantes prosperan con adultos que se preocupan por hacer cumplir las reglas y están disponibles para brindar ayuda cuando sea necesario. Su escuela quiere colaborar con usted para crear un mejor ambiente de aprendizaje para su hijo.
Los padres de familia y tutores legales desempeñan un papel muy importante en lo que se refiere a la asistencia de sus hijos.
Aquí hay algunas sugerencias a considerar:
- Haga que su hijo llegue a la escuela a tiempo y que asista a todos los períodos de clases, especialmente en el período oficial de asistencia, OAT, por sus siglas en inglés. (10:30 a.m. escuelas secundarias y preparatorias; y, salón de clases principal para primaria).
- Un estudiante que llegue tarde a clase estará sujeto a las consecuencias que se establezcan en cada escuela de acuerdo con las posibles consecuencias en el Código de Conducta Estudiantil del AISD.
- ¿Qué sucede si su hijo necesita ver a un médico/dentista /terapeuta? Si es posible, le recomendamos que programe las citas fuera del horario escolar. Obtenga y envíe una nota médica como documentación para entregársela al especialista de asistencia de la escuela de su hijo. Se necesita documentación para que la ausencia se codifique correctamente.
- Cuando reciba una notificación de ausencia, haga un seguimiento con su hijo y el especialista de asistencia de la escuela. Si tiene documentación para la ausencia de su hijo, envíela lo antes posible (se recomienda enviarla dentro de 48 horas). Si cree que un maestro ha marcado a un estudiante incorrectamente, pídale a su hijo que se comunique con el maestro del período marcado.
Visite nuestra página de preguntas frecuentes para obtener información adicional sobre la asistencia.